Folgende Zertifizierungsbedingungen treten in Kraft, wenn der Auftraggebener (zu zertifizierender Kunde) das FiBM Rheinland mit der Durchführung der Zertifizierung der vetraglich vereinbarten, zu prüfenden Norm für die Dauer des abgeschlossenen Vertrages beauftragt hat.

 

1. Allgemeine Regelungen

1.1 Der Auftraggeber ist verpflichtet, dem FiBM Rheinland alle für den zu zertifizierenden Standard erforderlichen Informationen bereit zustellen. Dies kann z.B. durch das ausgefüllte Formular „Erhebungsbogen" erfolgen.

1.2 Der Auftraggeber stellt vor dem Audit der Zertifizierungsstelle alle für das Audit Stufe 1 (Dokumentenprüfung) notwendigen Aufzeichungen und Dokumente zur Verfügung. Dies können insbesondere sein:

- QM- Handbuch, Berichte über die Wirksamkeit des Managementsystems

- Systemverzeichnis (Verzeichnis der Management System Dokumentation des

   Unternehmens)

- Zuständigkeitsmatrix / Organigramm (dokumentierte Regelung der Verantwortlichkeiten des Unternehmens)

- Darstellung der Prozesse und Prozessbeziehungen - Liste der gelenkten

  Vorgabedokumente

- Liste der behördlichen und speziellen gesetzlichen Anforderungen

- dokumentierte Informationen zum internen Audit

 

1.3 Der Auftraggeber und das FiBM Rheinland können ein Voraudit vereinbaren, über dessen Umfang einvernehmlich abgestimmt werden kann.

1.4 Beim Audit vor Ort  wird die Wirksamkeit des eingeführten Managementsystems überprüft, sowie die Umsetzung der Qualitätsmanagement-Dokumentation des Unternehmens und deren praktische Anwendung. Abweichungen der Norm werden in entsprechenden Abweichungsberichten dokumentiert, für die das Unternehmen Korrekturmaßnahmen vorsehen muss.

1.5 Nach Beendigung des Audits wird der Auftraggeber in einem Abschlussgespräch über das Auditergebnis informiert. Das Ergebnis wird später in einem Auditbericht dokumentiert. Abweichungen werden dokumentiert und können soweit dies aufgrund der Ergebnisse notwendig ist, zu einem Nachaudit (d.h. eine erneute Überprüfung vor Ort) oder zur Einreichung neuer Unterlagen führen.

Über den Umfang des Nachaudits entscheidet der Auditleiter. Beim Nachaudit werden ausschließlich die von der Abweichung betroffenen Normenforderungen auditiert.

1.6 Das/die Zertifikate wird/werden von FiBM Rheinland nach positivem Abschluss der Auditstufe 1 (Dokumenten- Prüfung) und der Auditstufe 2 (Audit vor Ort / ggf. Remote-Audit)  erteilt, bzw. verliehen. Die Zertifikate werden dem Auftraggeber zugestellt.  Das Zertifikat wird für den festgelegten Zeitraum von drei Jahren ausgestellt.

1.7 Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit des Zertifikates sind in Abhängigkeit von der entsprechenden Norm Überwachungsaudits vor Ort durchzuführen. Wenn das Überwachungsverfahren ohne positive Entscheidung zum Fortbestand durch die Zertifizierungsstelle abgeschlossen wird, verliert das Zertifikat seine Gültigkeit. Alle ausgestellten Zertifikatsexemplare müssen in diesem Fall an die Zertifizierungsstelle zurückgeschickt werden.

1.8 Beim Überwachungsaudit werden mindestens die wesentlichen Normforderungen geprüft. Außerdem wird die Umsetzung und Wirksamkeit der eingeleiteten Korrekturmaßnahmen, die sich aus den dokumentierten Abweichungen in vorherigen Audits ergeben haben bewertet. Des Weiteren wird die ordnungsgemäße Nutzung des Zertifikats überprüft.

1.9 Bei Überwachungs- und Wiederholungsaudits oder zu einem eigens angesetzten Termin sind Erweiterungen des geographischen (z. B. zusätzliche Standorte/ Niederlassungen) und fachlichen (z. B. zusätzliche Produkte / Dienstleistungen) Geltungsbereichs sowie Ergänzungen von Normnachweisen möglich. Der Aufwand richtet sich nach dem Erweiterungsumfang, der vor dem Audit vom Unternehmen eindeutig zu definieren ist.

1.10 Sollten sich im Laufe der Vertragslaufzeit Änderungen bei den Verfahrensvoraussetzungen (z.B. Unternehmensdaten) ergeben, so sind diese Änderungen entsprechend in den Verfahren zu berücksichtigen und der Vertragspartner ist umgehend zu informieren. Dies gilt auch für daraus ggf. resultierende notwendige Änderungen des Zertifizierungsaufwands.

1.11 Integrierte Managementsysteme verschiedener Normen können in einem kombinierten Verfahren auditiert, bzw. zertifiziert werden.

1.12 Kosten, die durch Mehraufwand aufgrund eines außerplanmäßigen Audits oder Nachaudits sowie der Überprüfung von Korrekturmaßnahmen zur Behebung von Abweichungen aus einem vorangegangenen Audit entstehen, sind vom Auftraggeber zu tragen und werden diesem nach Aufwand in Rechnung gestellt.

2. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers

2.1 Der Auftraggeber stellt dem FiBM Rheinland rechtzeitig vor dem Zertifizierungsaudit alle notwendigen Unterlagen kostenlos zur Verfügung.

2.2 Der Auftraggeber gewährt dem vom FiBM Rheinland gestellten Auditorenteam bzw. dem Auditor beim Audit Einsicht in die vom Geltungsbereich betroffenen Aufzeichnungen und Dokumente und gewährt ihnen bzw. ihm Zugang zu den betroffenen Unternehmenseinheiten.

2.3 Der Auftraggeber benennt einen oder mehrere Auditbeauftragte (z.B. Interner Auditor / QMB / UMB / B.d.o.L. ), die den Auditor des FiBM Rheinland bei der Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen unterstützen und ggf. stellvertretend für die oberste Leitung als Kontaktperson des Auftraggebers dienen.

2.4 Der Auftraggeber ist nach Erteilung eines Zertifikates verpflichtet, dem FiBM Rheinland während der Vertragslaufzeit sämtliche Änderungen mitzuteilen, die wesentlichen Einfluss auf das zertifizierte Managementsystem und dessen Produkte und Dienstleistungen haben.

2.5 Der Auftraggeber ist verpflichtet in einem angemessenem Maß wichtige oder wiederholte Reklamationen / Beschwerden bezüglich des Managementsystems von außerhalb des Unternehmens- z.B. von Kunden- und ihre Behebungen aufzuzeichnen und dem Auditor im Audit vorzulegen.

2.6 Der Auftraggeber ist verpflichtet jeglichen Schriftwechsel und alle Maßnahmen im Zusammenhang mit normativen Dokumenten und Normenforderungen der zutreffenden Zertifizierungsnorm dem Auditor im Audit auf Nachfrage vorzulegen.

2.7 Der Auftraggeber ist verpflichtet, alle an ihn gerichteten Beanstandungen bezüglich der Konformität eines/r zertifizierten Produktes/ Dienstleistung oder Prozesses mit den Anforderungen des Zertifizierungsstandards aufzuzeichnen, angemessene Maßnahmen einzuleiten, die durchgeführten Maßnahmen zu dokumentieren und dem Auditor auf Verlangen im Rahmen des Audits aufzuzeigen.

3. Eingesetzte Auditoren und Beschwerderecht gegen die Zertifizierungsentscheidung

3.1 Der Auftraggeber hat das Recht, gegen die Benennung eines bestimmten Auditors Einspruch einzulegen, soweit ein nachvollziehbarer Grund gegen die Benennung spricht und der Einspruch entsprechend begründet wird.

3.2 Im Falle des Einsatzes externen und nicht der FiBM angehörigen Auditoren ist eine Zustimmung des Auftraggebers für den Einsatz dieser Auditoren erforderlich. Diese Zustimmung gilt als erteilt, wenn der Auftraggeber nicht innerhalb von einer Woche nach Benennung des externen Auditors gegenüber dem Auftraggeber gegen dessen Einsatz Einspruch einlegt.

3.3 Bei Beschwerden über die Zertifizierungsentscheidung des FiBM Rheinland kann mit Zustimmung des Auftraggebers ein weiterer Auditor des FiBM hinzugezogen werden.

Stand 12.2.2020---

4. Nutzungsrechte für Zertifikate und Zertifizierungszeichen

Das FiBM Rheinland muss Folgendes bezüglich der Verwendung von Zertifizierungszeichen (inkl. Zertifikate) vom Auftraggeber fordern.

4.1 Soweit das vereinbarte Zertifizierungsverfahren mit positivem Ergebnis abgeschlossen

wurde, erhält der Auftraggeber von dem FiBM Rheinland das entsprechende Zertifikat. Das Zertifikat hat die im Vertrag festgelegte Laufzeit.

4.2 Die Anforderungen des FiBM Rheinland müssen bei Verweis auf den Zertifizierungsstatus in Kommunikationsmedien eingehalten werden (Internet, Werbebroschüren o.a. Dokumente)

Es dürfen keine irreführenden Angaben bezüglich der Zertifizierung gemacht oder gestattet werden.

Zertifikate oder Teile davon dürfen nicht in irreführender Weise verwendet werden, auch darf eine solche Verwendung nicht gestattet werden.

4.3 Bei der Verwendung von Zertifizierungszeichen des FiBM Rheinland darf nicht stillschweigend angedeutet werden, dass die Zertifizierung für Tätigkeiten gilt, die außerhalb des Geltungsbereich des Zertifikats liegen; Werbematerialien müssen entsprechend abgeändert werden, wenn der Geltungsbereich des Zertifikats reduziert oder geändert wurde.

4.4 Es dürfen keine Verweise auf die Managementsystemzertifizierung vorliegen, die fälschlicherweise vermuten lassen, dass das FiBM Rheinland ein Produkt (einschließlich einer Dienstleistung) oder einen Prozess zertifiziert, wenn keine Produktzertifizierung vorliegt.

4.5 Bei Aussetzung oder Zurückziehung der Zertifizierung müssen entsprechend den Weisungen der Zertifizierungsstelle die Verwendung aller Werbematerialien beendet werden, die Verweise auf den Zertifizierungsstatus einhalten.

4.6 Der Auftraggeber ist nicht befugt, Änderungen auf dem Zertifikat oder am Zertifizierungszeichen vorzunehmen.

4.7. Die Zertifizierung darf nicht in einer Art und Weise verwendet werden, die das FiBM Rheinland in Misskredit bringt und das öffentliche Vertrauen in das FiBM Rheinland schädigt.

4.8  Bei Beendigung des Vertragsverhältnisses ist der Auftraggeber verpflichtet, das Zertifikat an das FiBM Rheinland zurückzusenden.

4.9  Bei Zuwiderhandlung gegen vertragliche Bestimmungen bleibt die Geltendmachung

etwaiger Schadensersatzansprüche dem FiBM Rheinland vorbehalten.

5. Verzeichnis der zertifizierten Unternehmen

5.1 Das FiBM Rheinland führt ein Verzeichnis der zertifizierten Unternehmen mit Angaben der zertifizierten Normen und des jeweiligen Geltungsbereiches.

5.2 Ausgesetzte Zertifizierungen fließen in das Verzeichnis ein.

5.3 Das FiBM Rheinland ist berechtigt, Auskunft über den Zertifizierungsstatus (der in dem in Ziffer 5.1 genannten Verzeichnis) Ihrer Auftraggeber, einer interessierten Partei (z.B. Kunde, Lieferant, Behörde, etc.) auf Anfrage zu erteilen.

6. Allgemeine Bedingungen für Zertifizierungsverfahren des FiBM

6.1 Zertifizierungsaudit

6.1.1 Das Zertifizierungsaudit wird generell in zwei Stufen durchgeführt. Stufe 1 (Dokumentenprüfung) dient dazu, einen Überblick über das Managementsystem zu erlangen. Dann kann die Stufe 2 (Audit vor Ort) erfolgen, in der die Umsetzung und Einhaltung des Management-Systems überprüft wird.

6.1.2 Das Stufe 1 und Stufe 2 Audit können grundsätzlich unmittelbar aufeinander erfolgen. Sollte allerdings das Stufe 1 Audit ergeben, dass die Zertifizierbarkeit noch nicht gegeben ist, kann das Stufe 2 Audit nicht unmittelbar im Anschluss durchgeführt werden. Vielmehr muss in diesem Fall zunächst die Zertifizierbarkeit durch den Auftraggeber hergestellt werden. Die sich daraus ergebenden zusätzlichen eigenen Kosten des Auftraggebers und Kosten des FiBM Rheinland, einschließlich Reisekosten, Reisezeiten, Ausfallzeiten gehen zu Lasten des Auftraggebers.

6.1.3 Stufe 1 und Stufe 2 Audit dürfen nicht länger als 6 Monate auseinander liegen. Liegen mehr als 6 Monate zwischen Stufe 1 und Stufe 2 Audit muss Stufe 1 wiederholt werden. Die sich daraus ergebenden zusätzlichen eigenen Kosten des Auftraggebers und Kosten des FiBM Rheinland, einschließlich Reisekosten, Reisezeiten, Ausfallzeiten gehen zu Lasten des Auftraggebers.

6.1.4  Um zu ermitteln wie groß der zeitliche Abstand zwischen Stufe 1 und Stufe 2 Audit sein sollte, werden sowohl die dafür notwendigen Erfordernisse des Auftraggebers wie auch ausreichend Zeit zur Korrektur von Schwachstellen in Betracht gezogen.

6.2 Überwachungsaudit

6.2.1 Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit des Zertifikats ist einmal jährlich ein Überwachungsaudit vor Ort durchzuführen. Zwischen den Audits sollten optimalerweise jeweils 12 Monate liegen. Der Fälligkeitstag richtet sich dabei nach dem letzten Audittag des Zertifizierungsaudits. Die jährlichen Überwachungsaudits dürfen bis zu 3 Monate vor der Fälligkeit durchgeführt werden und müssen bis zum Fälligkeitstag durchgeführt sein.

6.2.2 Um diese Fristen auch bei kurzfristig notwendigen Terminverschiebungen noch einhalten zu können, sollten die Überwachungstermine so geplant werden, dass sie vor der oben genannten Frist liegen.

6.3 Rezertifizierungsaudit

6.3.1 Zur Verlängerung der Zertifizierung für weitere drei Jahre ist vor Ablauf der Gültigkeitsdauer ein Rezertifizierungsaudit beim Auftraggeber durchzuführen.

6.3.2 Das Verfahren entspricht dem des Zertifizierungsaudits, wobei die Notwendigkeit und der Umfang des Stufe 1 Audits in Abhängigkeit von den Änderungen im Management-System und den bisherigen Auditerkenntnissen festgelegt wird.

6.4 Kurzfristig angekündigte Audits

Unter nachfolgenden Bedingungen kann ein kurzfristig angekündigtes, außerordentliches Audit erforderlich werden:

Gravierende Beschwerden und andere dem FiBM Rheinland bekannt gewordene Sachverhalte, die die Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems des Auftraggebers in Frage stellen und die sich nicht auf schriftlichem Wege oder im Rahmen des nächsten turnusmäßigen Audits beheben lassen (z.B. mutmaßliche Rechtsverletzungen des Auftraggebers oder seiner leitenden Mitarbeiter).

Änderungen beim Auftraggeber, die die Fähigkeiten des Managementsystems derart beeinträchtigen, dass die Forderungen der Zertifizierungsnorm nicht mehr erfüllt werden können.

Als Konsequenz auf eine Aussetzung der Zertifizierung des Auftraggebers.

6.5 Verbundzertifizierungen

6.5.1 Verbundzertifizierungen können angewandt werden bei Unternehmen mit mehreren Standorten / Niederlassungen, die eine reine Außenstellenfunktionen haben.

6.5.2 Verbundzertifizierungen sind möglich, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

Alle Standorte / Niederlassungen haben eine rechtliche oder vertragliche Bindung mit einer Zentrale.

Die Produkte/ Dienstleistungen aller Standorte / Niederlassungen müssen im Wesentlichen alle gleich sein und nach denselben Methoden und Verfahren hergestellt werden.

Festlegung, Erstellung und Aufrechterhaltung eines einheitlichen Managementsystems, das für alle Standorte / Niederlassungen gilt.

Überwachung des gesamten Managementsystems unter zentraler Anleitung durch den Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB) der Zentrale. Dieser ist weisungsbefugt für alle Standorte / Niederlassungen.

Vorliegen der internen Audits (inkl. Berichten) und des Management-Berichts für alle Standorte / Niederlassungen.

An den verschiedenen Standorten werden jeweils bestimmte Bereiche des Unternehmens zentral für alle anderen Standorte / Niederlassungen verwaltet / bearbeitet / produziert.

 

FiBM Rheinland, Oppenheim, den 03.10.2015